Privacyverklaring van Koor&Stem West-Vlaanderen vzw

 

Koor&Stem West-Vlaanderen VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.Koor&Stem West-Vlaanderen VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregPrivacyverklaring van Koor&Stem West-Vlaanderen vzwelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als Koor&Stem West-Vlaanderen VZW  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Koor&Stem West-Vlaanderen vzw

Heilig-Hartstraat 8

8870 Izegem

0470/942215

west-vlaanderen@koorenstem.be

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere bij Koor&Stem aangesloten koren, koorleden, deelnemers aan activiteiten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten en diensten

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Koor&Stem West-Vlaanderen vzw

verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

 

  • Dienstverlening aan leden
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Koor&Stem West-Vlaanderen vzw
  • Om te kunnen deelnemen aan opleidingen ingericht door Koor&Stem West-Vlaanderen VZW
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • Occasionele mails met uitnodigingen tot activiteiten voor specifieke doelgroepen.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,
  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.

Met uitzondering van :

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service van Google for non-profit)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting via Alphamega Hosting BV Dragonder 1B 5554 GM Valkenswaard (NL)). Met dit bedrijf is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen via Laposta  Het Zwanevlot 146 7206 CH Zutphen. Met dit bedrijf is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • De koepel Koor&Stem
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren  en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld
  • Externe opleiders of trainers

 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.  

 

Bewaartermijn

Koor&Stem West-Vlaanderen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

 

Alle personen die namens Koor&Stem West-Vlaanderen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

 

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.

Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

  • U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan in deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.koorenstemwestvlaanderen.be

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Koor&Stem West-Vlaanderen vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18 juni 2018